Обязательно: анализ среды проекта

  1. Определение Проекта Анализ Окружающей Среды (PUMA)
  2. Цели анализа среды проекта
  3. Выполнение анализа среды проекта
  4. 2. Разработка рекомендаций для проекта
  5. 3. Постоянное наблюдение переменных каркасных условий

Катрин Юнгвирт Среда, 25 мая 2016 г.

Катрин Юнгвирт Среда, 25 мая 2016 г

Анализ среды проекта генерирует важную информацию для планирования и структурирования будущих проектов, поэтому этот инструмент незаменим в отрасли.

Определение Проекта Анализ Окружающей Среды (PUMA)

С помощью анализа среды проекта, вкратце PUMA, обычно проверяется проект контекст, в котором должен быть выполнен будущий проект. Кроме того, определены все внутренние и внешние факторы, влияющие на среду проекта. Для комплексной оценки окружающей среды руководители проектов должны применять три точки зрения: временная среда, социальная среда и фактическая среда.

PUMA предоставляет вам основу для последующего структурирования проекта и поэтому всегда должно выполняться до начала проекта. После начала реализации проекта руководители проектов регулярно проверяют результаты анализа среды первого проекта на предмет их актуальности и вносят коррективы в случае необходимости.

Цели анализа среды проекта

PUMA преследует несколько важных целей, чтобы заложить прочную основу для успеха проекта:

  • Определение всех базовых условий и влияющих факторов
  • Профилактическое выявление рисков проекта
  • Разработка вариантов влияния на среду проекта
  • Руководство по планированию проекта
  • Определение всех заинтересованных сторон

Выполнение анализа среды проекта

1. Определение среды проекта

На первом этапе анализа основное внимание уделяется распознаванию и пониманию контекста, в котором будет осуществляться проект. Для проведения детального исследования среда проекта делится на три разные точки зрения: социальная среда, временная среда и фактическая среда.

социальное окружение

Анализ социальной среды очень похож на анализ заинтересованных сторон, поскольку основное внимание уделяется тем, кто может или хотел бы оказать существенное влияние на проект. Здесь вы должны рассмотреть все внутренние и внешние заинтересованные стороны, а также их соответствующие ожидания и страхи. На основании ожиданий и опасений можно определить, в какой степени отдельные лица или группы людей могут повлиять на проект. Затем, основываясь на этом, вы выполняете превентивные или корректирующие действия в ответ на потенциальные трудности (см. Планирование действий). Кроме того, вы не должны пренебрегать отношениями между заинтересованными сторонами.

Например, карта разума может быть использована для анализа социальной среды. Предстоящий проект формирует центр карты разума. Основные узлы представляют отдельных лиц или группы людей, на которых воздействует или затрагивает проект.Вы можете затем перечислить положительные или препятствующие способы, которыми заинтересованная сторона может влиять на другие узлы. Красные или зеленые стрелки могут использоваться для дополнительной визуализации: красные стрелки являются помехой, а зеленые стрелки оказывают положительное влияние.

Чтобы понять смысл анализа социальной среды, вы должны понимать, что цель проекта не соответствует цели соответствующего заинтересованного лица. Это будет проиллюстрировано коротким примером. Предположим, что целью проекта является разработка нового дизайна велосипеда на основе предыдущей модели. Однако разработка этого нового продукта не является целью корпоративного управления автоматически. Скорее, целью корпоративного управления является увеличение продаж на x% с новой моделью велосипеда. Таким образом, руководство компании может ожидать, что новый велосипед в кратчайшие сроки на рынке должен появиться, чтобы способствовать увеличению продаж. В результате корпоративное управление может оказать давление на команду проекта. Если руководитель проекта признал это ожидание и возможное влияние, он должен затем принять превентивные меры (в плане действий).

Временная среда

Как часть временной среды, вы смотрите на все действия до и после завершения проекта. Важно уделять особое внимание инцидентам и обстоятельствам, которые могут повлиять на проект, и их возможным последствиям.

Действия, которые выполняются до начала проекта, включают, например, проектное предложение, решение о типе интеграции проекта в организацию компании, определение ролей проекта и подбор персонала проекта. Задержка в проектном предложении может привести к отсрочке всего процесса проекта, и возможные последствия этого должны быть рассмотрены подробно.

Действия, которые ожидают после завершения проекта, включают, например, дальнейшую разработку результатов проекта и изменения в организационной структуре компании. Сотрудники проекта возвращаются на свои позиции в линейной организации компании после официального завершения проекта. Задачи, возникающие при постобработке проекта, выполняются в дополнение к их позиции в строке. Здесь уже следует проанализировать в рамках PUMA, может ли степень постобработки вызвать запуск последующего проекта, поскольку он превышает возможности сотрудников проекта на своих постах.

Фактическая среда

Фактически вы изучаете связь проекта с корпоративной стратегией и другими проектами. Следующие ключевые вопросы должны быть рассмотрены здесь:

  • Проект придерживается тех же стратегий и целей, что и компания?
  • Как проект влияет на стратегию компании и цель компании?
  • Представляет ли проект возможности и риски для других проектов в компании?
  • Есть ли необходимость в координации с другими проектами?

Чтобы проиллюстрировать это, давайте еще раз посмотрим на наш пример езды на велосипеде. Допустим, компания запускает еще один проект с целью разработки революционных электронных велосипедов. Это может привести к необходимости координации с ранее описанным проектным проектом. Например, новый дизайн также будет интересен для электронных велосипедов, поэтому обе проектные команды должны признать необходимый обмен до начала проекта, чтобы интегрировать его в планирование проекта.

2. Разработка рекомендаций для проекта

Анализ сопровождается подготовкой плана действий. Этот план обеспечивает корректирующие и предупреждающие решения ранее выявленных проблем. Кроме того, вы должны разработать стратегии, позволяющие минимизировать риск препятствий для заинтересованных сторон, и подходы, направленные на усиление положительного воздействия определенных групп людей. Примером социального риска может быть отказ общественности от проекта. План действий содержит предложения по решениям для минимизации риска. План действий рассматривается как многогранный инструмент в контексте подготовки проекта, а также используется при анализе рисков проекта.

В нашем примере дизайн-проекта план действий будет включать, помимо прочего, стратегию минимизации нагрузки на управление временем. Кроме того, в плане действий можно найти рекомендацию о регулярной встрече по обмену с командой проекта e-bike.

Кроме того, в плане действий можно найти рекомендацию о регулярной встрече по обмену с командой проекта e-bike

3. Постоянное наблюдение переменных каркасных условий

Анализ среды проекта не завершен, пока проект не будет успешно завершен. До тех пор непрерывный мониторинг окружающей среды проекта имеет решающее значение, чтобы иметь возможность реагировать на любые изменения на ранней стадии (например, законодательные изменения, погодные условия во время строительных проектов).

Как проект влияет на стратегию компании и цель компании?
Представляет ли проект возможности и риски для других проектов в компании?
Есть ли необходимость в координации с другими проектами?